Gérer et conserver les documents, faire rayonner les archives du Collège Brébeuf

• 

Stéphanie Favreau est archiviste et responsable du service de la gestion des documents et des archives au Collège Brébeuf et Alexandre Michaud-Guindon, technicien aux archives. Nous les avons rencontrés pour qu’ils nous parlent de leur métier et de leur rôle précieux dans la classification, la conservation et la valorisation des documents historiques du Collège. 

Conserver et faire rayonner les archives du Collège Brébeuf

Le Collège Brébeuf est un organisme presque centenaire et le service des archives conserve de nombreux documents depuis sa naissance, qu’ils soient « sous forme numérique, imprimée ou de films, qu’il s’agisse de bobines traditionnelles ou de cassettes VHS ou Beta », nous dit Alexandre Michaud-Guindon, technicien aux archives.

Ce dernier est chargé de traiter et de diffuser ces documents historiques. « Quand le document vient à terme, soit il est versé, soit il est détruit », nous dit-il. « S’il est versé, je suis les normes archivistiques. Je le mets dans une boite adéquate, dans une chemise sans acide au pH neutre et je le place dans le dépôt des archives », nous indique-t-il.

Le plus important, précise-t-il, consiste à référencer les documents dans nos outils de gestion documentaire. L’objectif est de faciliter la recherche des archives et d’en favoriser la diffusion en interne comme en externe.

L’équipe travaille depuis plusieurs mois à la numérisation des mosaïques de conventums dans le but de les rendre accessibles au plus grand nombre, à l’interne et à l’externe.

« On avait des photos miniatures sur ces mosaïques. On les a enlevées des murs du Collège. On les a décadrées, emballées et envoyées à l’extérieur pour les faire numériser », nous dit Stéphanie Favreau, archiviste et responsable du service de la gestion des documents et des archives au Collège Brébeuf. Ces mosaïques sont maintenant plus facilement accessibles pour les personnes qui en font la demande comme des anciens ou la Fondation du Collège. Dans le cadre de certaines activités, il est ainsi plus facile de les diffuser sur les réseaux sociaux, sur le site Web et à l’interne. « C’est une façon de faire rayonner nos archives », nous dit Stéphanie Favreau.

Quatre princes européens au Collège

Lors d’une recherche portant sur la visite du Cardinal Léger au Collège Brébeuf en 1963, Alexandre Michaud-Guindon a découvert un document qui portait la signature de Charles, Prince du Luxembourg. En approfondissant ses recherches, il a découvert un dossier étudiant ainsi qu’un texte de ce prince – qui fut élève au Collège en 1941 – publié dans le journal Le Brébeuf.

De fil en aiguille, cette recherche a mené à la découverte de dossiers étudiants, de photos et de textes de trois autres princes de la famille de Bourbon de France qui furent élèves au Collège durant la Seconde Guerre mondiale.

• 

• 

• 

• 

• 

L’herbier de Raymond Cadieux S.J.

Alexandre Michaud-Guindon a fait une autre découverte en septembre 2021 : un inventaire d’herbier réalisé par Raymond Cadieux S.J. qui fut élève de la première cohorte (1928-1934) et professeur au Collège Brébeuf, de 1942 à 1944. Il comprend 220 fiches de 1 500 espèces de la flore québécoise provenant principalement de la région des Laurentides.

Dans le cadre de ses recherches, Alexandre Michaud-Guindon est en contact avec Bibliothèque et Archives Canada et les Archives des Jésuites au Canada situées dans la Maison Bellarmin. « Cela nous permet de collaborer avec ces derniers sur différents aspects de l’histoire des Jésuites au Collège Brébeuf », précise Stéphanie Favreau. En effet, en quittant le Collège, ceux-ci ont emporté avec eux une partie de leurs archives.

« On ne connaît pas tout de l’histoire du Collège. Les archives sont là pour nous en apprendre. Ce type d’anecdote rend l’utilisation des archives très intéressante. Cela nous permet de disposer de plus d’informations à diffuser », conclut Stéphanie Favreau.

• 

• 

Identifier, classifier et conserver les documents

La gestion documentaire est un autre volet important de la vie du Collège qui incombe à Stéphanie Favreau et Alexandre Michaud-Guindon.

« Notre travail commence vraiment à l’étape de la création du document », nous dit Stéphanie Favreau. C’est pourquoi « nous aidons les unités administratives à assurer la classification des documents de sorte qu’ils puissent suivre leur chaîne de vie : documents actifs, semi-actifs et inactifs », précise-t-elle.

« Il faut veiller à ce que les documents importants, ceux qui doivent être conservés à long terme, puissent finalement arriver aux archives après leur cycle de vie », continue-t-elle.

Pour cela, le service sensibilise les unités administratives à l’utilisation des outils archivistiques que sont le plan de classification et le calendrier de conservation.

« Le plan de classification permet de classer les documents de façon optimale, afin d’essayer de ne pas perdre leur trace, de ne pas avoir trop de doubles et d’éviter qu’ils se dispersent un peu partout », nous dit Stéphanie Favreau.

Quant au calendrier de conservation, il « détermine la durée de vie d’un document », ajoute-t-elle.

Elle donne un exemple : « Prenons l’exemple du code d’éthique du Collège Brébeuf. Une règle lui est attribuée. Il va demeurer actif jusqu’à son remplacement puis devenir semi-actif. Il est alors censé être transféré aux archives pour être conservé à très long terme et non détruit ».

Stéphanie tient à souligner l’importance du contrôle de la gestion des documents administratifs pour des raisons juridiques, puisque des lois régissent leur utilisation et leur archivage. Du fait de son statut, le Collège Brébeuf est assujetti aux lois sur les archives, à la loi sur les organismes publics, ainsi qu’aux lois sur les renseignements personnels et sur le cadre juridique des technologies de l’information.

Enfin, la numérisation des documents est « un autre volet important » des tâches du service, nous dit Stéphanie Favreau. En effet, la plupart des unités administratives veulent passer du papier au numérique, avec un objectif de zéro papier.